Értekezletről megbeszélésre jársz, amit egy konferencia követ és a napot egy gyűléssel zárod? Közben pedig nem haladsz egyről a kettőre? Nem vagy egyedül! Éves szinten a világon sok milliárd dollárnyi munkaidő megy a levesbe, ami az ezeken részvevő dolgozók elpazarolt munkaidejéből jön ki. Arra keresem a választ, hogy mi kell a vállalat és mi a dolgozó részéről, hogy egy megbeszélés hatékony legyen...

Mi is ez?

A meeting szó ma Magyarországon szinte magyar szónak számít, és egyben a frusztráció és a stressz szavak egyik szinonimája is lehetne. Az eredménytelenség hosszú távon kiéget...

Mi is a meeting? Wikipedia: amikor 2 vagy több ember összeül, hogy megbeszéljen 1 vagy több témát, gyakran formális környezetben. Kösz.

Hogy is megy?

Gyakorlatban egy probléma felismerésével vagy egy fejlesztés szükségességének felismerésével indul. Ezek megoldására csapatokat alkotunk. Meghívjuk őket egy megbeszélésre.  Névsor, majd szépen beírod a témát, időt, helyszínt és esetleg még pár mondat, hogy mindenki értse mit is akarsz. 

Vidáman érkezel a megbeszélés helyszínére 2 perccel előbb, mégis te szervezted és repesve várod a felkészült kollégákat. Érzed, ez most más lesz. Amikor 5 perc már eltelt és sehol senki, végighívod a kollégákat, hogy mi a tosz? Egyesek már a lépcsőfordulóban vannak, mások hú basszus, a harmadik típus meg nem is tud jönni, hisz nagyon elfoglalt.  Rájössz, hogy nem ellenőrizted a foglaltságukat meghívás előtt.

Miért nem működik?

Szépen érkeznek a kollégák (ötből kettő), úgy 10 perc eltelt a megbeszélésből, amikor kissé idegesen: Jó akkor kezdjük el ennyien! Felvezeted a témát és várod a felelősöktől a területüket érintő megoldási javaslatokat vagy segítséget. Itt van egy pont, egy pár másodperces csend, amikor mindenki azt várja, hogy valaki elkezdje. Nézitek egymást, keresitek a kakukktojást, aki talán készült valamivel. Szerencséd van, egyik kolléga előad valamit, de a többiek meg jól lehúzzák. Beragad a megbeszélés eddig olajozottan forgó kereke. Ekkor megállapodtok, hogy 3 nap múlva újra találkoztok és na akkor megoldjátok a problémát és nem, senki nem fog felkészületlenül jönni.

Újra névsor, téma, idő, helyszín. Vidáman érkezel a megbeszélés helyszínére 2 perccel előbb, és repesve várod a felkészült kollégákat. Érzed, ez most más lesz....

Több év folyamatos meetingelés után kiderült, ha nincs a vállalatnál egységesen betartott szabályzás a megbeszélésekre, akkor nem sok értelme lesz ezeknek az összejöveteleknek. És itt a betartáson van a hangsúly! Láttam olyan cégeket, ahol a falon lógott egy laminált infógrafika, ami professzionalitás benyomását keltette a cégről egészen addig, amíg el nem kezdődött a megbeszélés. 

Azok az emberek, akik felkészülés nélkül is ütőképesnek érzik magukat, azokra az iskolásokra hasonlítanak, akik egy ideig nem is tanulnak otthon, mert megjegyzik a tananyagot az órán, de később lemaradnak a többiektől az otthoni tanulás hiánya miatt. 

Úgy gondolom, hogy tiszteletlenség a megbeszélést szervezővel szemben, ha 

• felkészületlenül érkezünk a meetingre
• késünk
• el se megyünk és ezt nem is jelezzük
• megjelenünk, de nem vagyunk hajlandóak az együttműködésre a többi megjelenttel
• nincs megoldása javaslatunk, csak az "ezt így nem lehet" indokokat soroljuk észre sem véve, hogy ezzel is a felkészületlenségünket próbáljuk leplezni
• nyomkodjuk a telefonunkat vagy a laptopunkat
• telefonálunk a megbeszélés alatt

Ugyanígy tiszteletlenség a meghívottakkal szemben, ha

• rászervezünk egy már meglévő megbeszélésükre
• "saját szórakoztatásunkra" szervezünk megbeszélést, a többiek idejét rabolva
• nem készülünk a saját meetingünkre, csak odahányjuk a problémát a többiek orra elé és feltett kézzel várjuk tőlük a megoldást
• késünk és sürgetjük őket, hogy a lecsökkent időben találjunk megoldást
• igazából mi már megoldottuk a problémát, amire szerveztük a megbeszélést, ezt el is mondjuk és nem hagyunk beleszólást a többiek részéről, így legitimálva a döntést esetleg a feletteseink előtt, hogy " de én megbeszéltem ezt a többiekkel is".
• leszóljuk a véleményüket, ötletüket

Hogyan lehet eredménye egy megbeszélésnek? 

Ne legyen ez a pár perced is elfecsérelt idő, amíg ezt a cikket olvastad, ezért íme néhány javaslat, amivel tapasztalataim szerint hatékony lehet egy megbeszélés.

0. Tényleg szükséges a megbeszélés? Nem tudod enélkül megoldani? Előrébb halad a cég ezzel a tervezett megbeszéléssel?

1. A megbeszélés kiírása előtt beszélj az érintettekkel négyszemközt, ismertesd a célt és az akadályokat. Kérd ki a véleményét. Tisztázd vele, hogy mi az Ő felelőssége ennek a problémának a megoldásában, szerinte kinek, mit kellene ebben a feladatban tennie. Ez max 5 perc legyen és ne szervezz rá megbeszélést, csak keresd fel személyesen vagy telefonon, hogy mikor van 5 perce.

2. Ezt tedd meg az összes a feladatban, célban, problémában felelősséggel érintett kollégával

3. Rendszerezd az összegyűjtött információkat és strukturáld őket fontosság, felelősség, nehézség szerint

4. Gondold végig, hogy csinálnád te végig a feladatot, milyen rizikókat látsz: erőforráshiány, fegyelmi probléma, hiányzó szabályzás....

5. Ezek alapján fel tudod építeni előre a megbeszélés vázát: helyzet ismertetése, probléma és a cél bemutatása, kik az érintettek ebben. Magadnak jegyezd fel, hogy kitől, mit vársz? 

6. Egyeztesd a kollégákkal, hogy mikor alkalmas nekik a megbeszélés, mennyi idő kell nekik a felkészülésre? Ehhez bocsásd rendelkezésükre a tervezett megbeszélés vázát.

7. Megszervezed a megbeszélést, de csak a tényleg szükséges kollégákat hívd meg. Példa: egy osztályról több embert is hívsz, ami jelentheti azt, hogy nem vagy tisztában a felelősségükkel a tervezett megbeszéléssel kapcsolatban

8. Eljön a megbeszélés napja: 10 perccel korábban hívj fel minden kollégát, hogy szeretettel várod 10 perc múlva.

9. A megbeszélésen bár egy csapat "dolgozik" most neked, ne engedd el a kezüket és moderált, tereld őket

10. A megbeszélésen az előre megírd váz segít tartani magad az eredeti céljaidhoz és a külön felírt "kitől, mit vársz" alapján ellenőrizni is tudod megbeszélés közben magad.

11. Mindezek ellenére sikertelen lehet a megbeszélés a fentebb leírt "tiszteletlenségek" miatt. Ekkor a cég érdekében köteles vagy jelenteni a felettesednek a problémát. Ezt ne beköpésnek vedd. Példa: tiéd a cég, és egy beosztottad hetek óta nem halad a kiadott feladattal Te megkérdeznéd, hogy miért, mire Ő előadja, hogy a többiek akadályozták. Te megértően paskolnád a vállát vagy megkérdeznéd, hogy miért nem szólt?

Minden cég, minden ember más, de bármilyen megbeszélésre való felkészülés csak javíthatja az esélyét a konszenzusos megoldásnak.

Nálatok milyenek a meetingek? Van működő modell? 

Ajánlott cikkeink:

Egy év és nem lesz többé szükségünk személyi kölcsönre

Te mennyire vagy becsületes?

Nagy epres joghurt teszt

Helytakarékos berendezés gyerekszobákba

Ennyire hülyék lennénk, mint a személyi kölcsön reklámokban bemutatott ügyfelek?

Építkezés: számoltál ezzel a 2 millió forinttal?

Kis kiszerelésben árulva a sós víz a világ leghatalmasabb üzlete

Mi a rafináltság a kuponos oldalak ajánlataiban?

Első millió dollár (márka): Klapka György

3 elképesztően helytakarékos kapu ötlet